Procédure à suivre pour organiser vos déplacements en toute tranquilité :
- Obtenir l’accord de son directeur de thèse.
- Remplir la fiche de création d’agent : ce document n’est à remplir qu’une seule fois pour être intégré dans les bases de données Sifac. Doivent impérativement figurer toutes les informations demandées (date de naissance, n° de sécurité sociale sont souvent oubliées). Joindre à cette fiche un RIB.
- Remplir un ordre de mission pour validation à Jacques Walter. Le document doit être soigneusement complété avec nom, prénom, adresse, les horaires aller/retour, le mode de déplacement…
- Document de demande d’achat de billet : à remplir le plus précisément possible tout comme l’ordre de mission (les informations demandées sont déjà présentes dans les autres documents, mais cette demande est traitée par un service particulier). Ce formulaire permet aux chercheurs de ne pas avancer le prix de leurs billets (train/avion) ; l’université les commande pour eux, à condition toutefois que la demande soit faite à temps (dans la mesure du possible, au moins une semaine avant un départ).
Quelques consignes pour être remboursé au plus vite :
– après chaque mission, faire parvenir à Benjamin Champenois toutes les factures originales (hôtel, taxi, parking, restaurant, billets de trains/avion…) ;
– joindre un justificatif de déplacement (mail ou lettre d’invitation, programme en cas de colloque ou JE) ;
– en cas de déplacement en véhicule personnel, Benjamin a besoin des scans des « papiers du véhicule », soit la carte d’assurance et la carte grise ;
– pour un déplacement à l’étranger, prévoir l’ordre mission 4 semaines avant le départ (signature du Président obligatoire) ;
– pour une « demande d’avance », estimer le coût de la mission (joindre les tarifs trouvés) et prévoir 6 semaines de délais (signature du Président) avant le départ.
Les documents sont disponibles sur simple demande auprès du secrétariat du CREM à Metz.
Secrétariat :
Benjamin CHAMPENOIS
Benjamin Champenois, CREM, Université de Lorraine, UFR SHA – Ile du Saulcy, BP30309, 57006 Metz cedex
Tél : 03 87 54 74 98
E-mail : Benjamin.Champenois@univ-metz.fr